Hämeen Puutarhaseura ry:n säännöt
Hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa 31.03.2021
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Hämeen Puutarhaseura ry ja sen kotipaikka on Hämeenlinna. Toiminta-alueena on koko Kanta-Häme.
Hämeen Puutarhaseura ry kuuluu jäsenenä Puutarhaliitto-Trädgårdsförbundet ry:een.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on herättää ja ylläpitää innostusta puutarha-alaan ja ympäristönhoitoon sekä kehittää puutarhaviljelyä ja puutarhatuotteiden käyttöä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
– tekee valistustyötä puutarha-alasta
– antaa jäsenilleen neuvoja puutarha-alan asioissa
– harjoittaa julkaisutoimintaa
– jakaa stipendejä
– tekee esityksiä ja aloitteita viranomaisille ja päätöksentekijöille
– on yhteistoiminnassa muiden yhdistysten kanssa
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi perustaa rahastoja, ottaa vastaan lahjoituksia, avustuksia ja testamentteja, omistaa kiinteistöjä, osakkeita ja osuuksia sekä tarvittavan luvan saatuaan toimeenpanna myyjäisiä ja arpajaisia.
3. Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä puutarha-alasta ja yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneet henkilöt, jotka haluavat edistää yhdistyksen tavoitteita. Jäsenet ovat varsinaisia jäseniä, jotka yhdistyksen hallitus hyväksyy tai kunniajäseniä, joiksi yhdistys voi kutsua puutarha-alaa tai yhdistyksen toimintaa erittäin ansioituneesti edistäneitä henkilöitä. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai yhdistyksen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisestaan yhdistyksen vuosikokouksessa. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä. Jos jäsen on jättänyt kahtena peräkkäisenä vuotena jäsenmaksunsa maksamatta, hallitus katsoo hänen eronneen yhdistyksestä.
4. Jäsenmaksut
Jäsenet suorittavat vuosittain vuosikokouksen määräämän jäsenmaksun.
Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.
5. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa yhdeksi vuodeksi valittu puheenjohtaja sekä neljä varsinaista jäsentä ja kaksi varajäsentä, jotka valitaan kahdeksi vuodeksi
kerrallaan.
Puheenjohtajan toimikausi on yksi vuosi, hallituksen varsinaisten jäsenten ja varajäsenten kaksi vuotta. Hallituksen varsinaisista jäsenistä ja varajäsenistä puolet ovat vuosittain erovuorossa,
aluksi arvan, sitten vuoron mukaan. Erovuoroinen jäsen voidaan valita uudelleen.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, ottaa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Toimihenkilöt voidaan ottaa myös hallituksen ulkopuolelta.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajan kutsusta tai kun hallituksen kaksi jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätäntävaltainen, kun vähintään puolet sen
jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen tehtävät
– johtaa yhdistyksen toimintaa ja toimeenpanee seuran kokousten päätökset
– hoitaa huolellisesti yhdistyksen omaisuutta ja varoja
– edustaa yhdistystä
– laatii vuosittain toiminta- ja tilikertomukset sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion
– päättää yhdistyksen työntekijöiden ottamisesta ja vapauttamisesta
– asettaa yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset toimielimet
– kutsuu koolle yhdistyksen vuosi- ja muut kokoukset ja valmistelee niissä esiin tulevat asiat
– pitää jäsenluetteloa ja hoitaa yhdistyksen arkistoa
– panee vireille uusia asioita yhdistyksen kehittämiseksi
– täyttää ne velvoitteet, jotka sille lain ja sääntöjen mukaan kuuluvat
Puheenjohtajan tehtävät
– kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja toimii niissä puheenjohtajana
– allekirjoittaa yhdessä sihteerin kanssa kokouspöytäkirjat ja toimintakertomukset
– valvoo ylimpänä luottamushenkilönä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan huolellisesti ja että yhdistyksen sääntöjä ja kokousten päätöksiä noudatetaan
Sihteerin tehtävät
– toimii sihteerinä yhdistyksen ja hallituksen kokouksissa ja varmistaa pöytäkirjat allekirjoituksellaan
– hoitaa kirjeenvaihtoa ja hallituksen päätösten mukaista tiedottamista
– tiedottaa yhdistyksen ja hallituksen päätöksistä asianomaisille
– ilmoittaa hallituksen toimeksi antamana yhdistyksen kokouksista
Rahastonhoitajan tehtävät
– hoitaa yhdistyksen taloutta hallituksen ohjeiden mukaisesti
– hoitaa yhdistyksen rahavaroja ja kirjanpitoa sekä laatii hallitukselle toimintavuosittain tuloslaskelman ja omaisuustaseen
– laatii hallituksen ohjeiden mukaan ehdotuksen talousarvioksi
Yhdistys voi perustaa jaostoja ja työryhmiä toimintaansa varten.
6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompi kumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
7. Tilikausi
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen on jätettävä helmi-maaliskuun aikana yhdistyksen tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja vuosikertomus toiminnantarkastajalle. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausunto tarkastuksesta hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.
8. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Yhdistyksen
vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä, kuluvan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni. Yhdistyksen päätökseksi tulee se ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama ehdotus.
9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse tai julkaisemalla kutsu yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
10. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus
8. valitaan puheenjohtaja ja hallituksen muut jäsenet
9. valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
11. Sääntöjen muuttaminen ja varojen käyttö yhdistyksen purkautuessa
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen vuosikokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä äänestyksessä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Hämeen Puutarhaseura ry:n purkautuessa varat luovutetaan Puutarhaliiton puutarhakulttuurirahastoon. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.